Le Software Asset Management, clé de voûte d’une gestion efficace des logiciels

La dépense software est fréquemment supérieure à la dépense hardware dans les budgets de la production IT, pouvant représenter 30 à 40 % du budget total. Pour optimiser cette gestion du software et ses coûts, les approches de Software Asset Management (SAM) apparaissent indispensables.

De manière indéniable, les sociétés les plus efficaces dans l’optimisation de leur patrimoine logiciel (licences et maintenance) sont celles qui ont mis en place – ou bien sont en train de mettre en place – une approche de Software Asset Management (SAM). Cette approche se définit, d’après la Bibliothèque pour l’infrastructure des technologies de l’information (ITIL), comme un ensemble de compétences, processus, organisations et outils ayant pour but de gérer, contrôler et protéger les actifs logiciels de l’entreprise et ce pendant tout le cycle de vie du logiciel.

Une étude récente de CA Technologies indique que 88 % des entreprises européennes s’attendent à faire face à un audit de leurs licences logicielles au cours des 12 prochains mois et les coûts de mise en conformité peuvent être significatifs.

jungle Software Asset ManagementLa jungle du software, cauchemar de la DSI

Les éditeurs trouvent toujours le moyen de complexifier les modèles économiques et règles du jeu, pour rendre extrêmement difficiles les comparaisons de prix. Le distributeur explique qu’avant de rentrer en négociation, la première étape est de bien s’y préparer : comprendre le contrat existant, les besoins et volumes par profil ou métier, les contraintes budgétaires, les nouveaux modèles de licensing (SaaS en particulier)… Être accompagné dans ce processus de négociation a été un atout pour cette entreprise, afin de disposer de toute la compréhension à la fois juridique, services, volumes, modalités et conditions contractuelles et niveaux d’engagement.

Même avec des éditeurs « captifs », il faut savoir trouver les leviers de négociation les plus audacieux comme jouer sur le calendrier du projet, quitter la table de négociation ou comparer avec les prix dans d’autres pays (Inde, États-Unis, Royaume-Uni, etc.).

Même avec des éditeurs « captifs », il faut savoir trouver les leviers de négociation les plus audacieux.

Les éditeurs de logiciel ont créé un écosystème de licences très complexe, couvrant les conditions d’achat, les prestations de maintenance associées ainsi que les services de support. Personne ne peut changer seul cet écosystème. Lors des négociations, il est donc recommandé d’impliquer les opérationnels de la DSI et le service juridique dès la phase préparatoire.

Maîtriser la complexité logicielle

Somme toute, pour ne pas être les victimes de cette complexité, la meilleure solution pour les clients des éditeurs reste d’implémenter une procédure de Software Asset Management.

L’optimisation des coûts ne peut se faire que lorsque l’entreprise sait ce dont elle a besoin, et quand elle en a besoin.

Quoi qu’il arrive, il faut maîtriser ses volumes existants et ses évolutions de périmètre. En effet, l’optimisation des coûts ne peut se faire que lorsque l’entreprise sait ce dont elle a besoin, et quand elle en a besoin. Et le SAM reste la clé de voûte d’une gestion efficace des logiciels. Enfin, les contrats signés sont complexes… mais ils comportent tous des clés – parfois bien cachées – d’optimisation technico-économique de ce poste de dépense si important pour les DSI. Ils ne doivent pas dormir dans les placards… Les opérationnels doivent se les approprier et ce, tout au long de leur durée de vie !

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