Sept conseils pour reconquérir les utilisateurs de la DSI… ou disparaître

Objectif séduction ! Face au risque d’obsolescence programmée des directions informatiques, Éric Mijonnet, Consultant Workplace Solutions & Enterprise Architecture chez T-Systems France nous livre les pistes à suivre.

En 2016, l’informatique interne fait-elle encore rêver les utilisateurs ? Pas si sûr ! A l’ère du Cloud et des applis que l’on installe en quelques clics, mode SaaS oblige, les métiers vont “se servir ailleurs”. Ils prennent de plus en plus d’autonomie vis-à-vis de la DSI. Au risque de la ringardiser, voire de la rendre obsolète. Il est donc crucial de reconquérir ses utilisateurs, de les séduire à nouveau, de les “ré-enchanter” en leur proposant de nouvelles expériences, notamment numériques.

Mais pourquoi est-ce si important de générer l’enthousiasme des utilisateurs de la DSI ? On le sait, la motivation est clé dans la conduite de tout changement. S’approprier de nouveaux outils, adopter de nouveaux usages, s’auto-former… ne peut pas se faire contraint ou sans entrain ! Pire, sans la participation active des utilisateurs, la DSI risque d’entrer dans une spirale infernale qui l’éloignera chaque jour un peu plus de sa clientèle interne… Alors, autant prendre les devants. Voici sept conseils à mettre en oeuvre sans tarder.

1. Valoriser les technologies que l’on a sous la main

Personne n’utilise 100 % des fonctionnalités d’un logiciel. Pourquoi ne pas faire découvrir ou redécouvrir certains usages méconnus qui facilitent ou améliorent la vie de vos utilisateurs ? Les exemples sont légion : styles rapides dans Word, création de graphiques dans Excel, prise de notes dans One Note, ergonomie et recherche dans Windows 7… Autant d’occasions de se réapproprier des logiciels existants, sans aucun surcoût.

2. Surprendre (positivement) les utilisateurs

Une DSI digne de ce nom se doit d’innover. Et donc de créer la surprise. Par exemple, en montrant ce qu’est l’authentification par proximité, lorsque l’utilisateur s’approche de son poste, avec son SmartPhone dans la poche. Et lorsqu’il s’éloigne, la station se verrouille automatiquement.Effet whaouh garanti ! des sociétés telles que Rohos proposent ce type de scénario. Dans le même registre, l’assistant vocal Cortana ou le système biométrique de reconnaissance faciale Hello de Windows 10 ne laisseront pas vos utilisateurs indifférents. Vous pouvez aussi leur prouver que Macintosh et PC cohabitent désormais parfaitement en installant Windows en mode virtualisé sur Mac. Les aficionados d’Apple n’en reviendront pas.

3. Leur simplifier le quotidien

Impression à distance ou en réseau, depuis son Smartphone ou sa tablette, partage et synchronisation de documents, système de géolocalisation pour faciliter les déplacements internes à l’aide de beacons, simplifier les connexions réseaux grâce à la généralisation du Wi-Fi… autant de services qu’une DSI peut proposer pour simplifier la vie quotidienne de ses utilisateurs. Ils lui en seront forcément reconnaissants.

4. Faciliter leurs réunions

Un système de réservation de salle performant, qui n’en a pas rêvé ? Cerberis, Condeco, Safeware, Steelcase… les offres sont pléthoriques. Et pour améliorer l’impact des présentations et “libérer la créativité”, on s’orientera vers des outils de communication sans fil entre ordinateur et téléviseur tels que Google Chromecast, Apple TV ou Microsoft Surface Hub. Les solutions de communications unifiées (proposées par Avaya, Cisco, IBM ou Microsoft) sont également à envisager. Elles réunissent sur une même plate-forme : messagerie, outils vidéo, échange de documents et téléphonie. De quoi améliorer l’efficacité de tous.

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5. Leur donner le choix

Être acteur du changement est toujours plus motivant que de subir des décisions prises par d’autres. En suivant ce principe, pourquoi ne pas proposer à ses utilisateurs la possibilité de télétravailler ou d’utiliser leurs équipements personnels – Smartphone, PC portable, tablette – au sein de l’entreprise (BYOD) ? De même, on veillera à introduire les “nouveaux usages numériques” (par exemple, certains médias sociaux) aux côtés des “anciens” (le mail). A la clé : une rupture douce et une adoption progressive des innovations, sans traumatisme.

6. Les responsabiliser

Engager une démarche participative peut s’avérer payant pour réussir collectivement un projet IT, si ce n’est la transformation numérique de l’entreprise dans son ensemble. Forums d’entraide, communication sur les meilleures pratiques, reconnaissance des contributions, identification des “Ambassadeurs” qui vont démultiplier la bonne parole… sont autant de moyens pour motiver et responsabiliser les acteurs du changement.

7. S’ouvrir au monde

Impossible “d’embarquer” les utilisateurs si la DSI n’est pas elle-même initiatrice de sa propre transformation. Pour cela, elle doit impérativement s’ouvrir sur l’extérieur. Faire de la veille de manière active, “flairer” en permanence les innovations, anticiper les nouveaux usages pour les proposer ensuite en interne. Lieux d’échange, show-rooms technologiques, journées de l’innovation, hackatons et partenariats avec des start-up sont quelques-uns des moyens à la disposition des DSI pour initier le voyage…

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