Vers un bureau 100 % à la demande ?

Le bureau fixe serait-il en voie de disparition ? Avec l’essor des nouvelles technologies, les espaces de travail plus agiles et plus connectés se généralisent en entreprise.

Le mobile, l’ordinateur portable et la tablette sont devenus les premiers outils de travail de nombreux salariés et managers. Dans l’entreprise, chez ses clients, à la maison ou même dans un aéroport ou une gare… travailler de partout, à tout moment et en toute liberté s’impose comme la norme. L’important n’est dès lors plus le lieu, mais la qualité des moyens de connexion (Wi-Fi, haut débit mobile) dont on dispose pour interagir avec son écosystème professionnel : collègues, clients, collaborateurs, fournisseurs, etc.

Stimuler l’intelligence collective

De Danone à PSA en passant par Sanofi, Adidas ou Crédit Agricole, de plus en plus d’entreprises remplacent les « bureaux attitrés » par des « flex offices », où chacun s’installe avec son ordinateur ou sa tablette, en fonction de son activité ou de ses rendez-vous. Découpés entre salles de réunion, alcôves ultra-connectés et salons cosy, ces nouveaux espaces de travail conviviaux favorisent les échanges, les transversalités, le travail en mode projet et l’émergence d’idées nouvelles.

Dès le début des années 2000, IBM a été un précurseur. À l’époque, 90 % des collaborateurs de son siège parisien ont été équipés d’ordinateurs portables et de smartphones, puis ont progressivement investi de nouveaux « espaces de travail à la demande ». Bousculant les logiques de travail habituelles et les fonctionnements en silos, cette démarche a fait depuis des émules auprès de start-up, prônant des modes de travail ouverts et un management participatif pour stimuler l’innovation et la collaboration.

Optimiser les mètres-carrés

Ce modèle dynamique participe bien sûr à la réduction des coûts immobiliers, qui représentent le 2e poste de dépenses des entreprises. Soit environ 15 000 euros* en moyenne par an et par poste de travail en Île-de-France. Le « flex office » permet, en effet, d’optimiser les postes de travail qui ne sont aujourd’hui occupés en moyenne que 60 %** du temps.

Le spécialiste de la transformation numérique Econocom a poussé la logique très loin dans ses nouveaux locaux du Plessis-Robinson, près de Paris. Sur ce site, les bureaux des managers ne sont jamais fermés à clés, de sorte à ce que les collaborateurs les utilisent en leur absence pour passer un appel, s’isoler pour réfléchir ou organiser une réunion. Un signe fort envoyé par le management !

Bureau étendu

L’émergence du « flex-office » s’accompagne du développement du télétravail, mais aussi du coworking. Dans les grandes villes, les tiers lieux se multiplient pour accueillir des « start-uppers » et cadres nomades à la recherche d’endroits ultra-connectés où travailler occasionnellement. Cet environnement favorise lui aussi les échanges avec les autres entreprises, le lien social et donc les opportunités de développement commercial ou de partenariats. En 2017, on ne comptait pas moins de 600 espaces de coworking en France***. C’est 10 fois plus qu’en 2012***. Et ce n’est sans doute qu’un début !

Adopter le « flex office »

Cependant, le « flex office » demande une organisation rigoureuse et une réelle prise en compte des collaborateurs, parfois réticents à modifier leurs habitudes. Aux bureaux volants doit répondre un système de réservation efficace pour éviter que des collaborateurs se retrouve sans places disponibles. Et le passage à l’ère du « zéro papier » implique le recours à des outils de stockage et de gestion en ligne performants. Des solutions comme Dynamic Workplace visent ainsi à accompagner au mieux le travail en mobilité. Interface unique et simple d’utilisation, connexion protégée n’importe où et n’importe quand… Le Cloud répond au défi d’un environnement de travail dématérialisé alliant sécurité, flexibilité et satisfaction des utilisateurs.

*https://www.franceculture.fr/societe/sans-bureau-fixe-lorganisation-du-travail-de-demain
**https://blog.codexa.fr/bien-etre-au-travail/flex-office-alternative-open-space%E2%80%89/*
***https://www.bureauxapartager.com/blog/lindice-du-coworking-by-bap/

Comment T-Systems peut-il vous accompagner ?

Filiale de Deutsche Telekom, T-Systems s’appuie sur l’expertise de ses 50 000 collaborateurs et sur son infrastructure mondiale de data centers et de réseaux pour soutenir votre transformation IT.

Contactez-nous

Répondre