Évènements virtuels : le COVID-19 comme catalyseur

Dans un passé lointain, nous prenions le temps d’assister à un évènement professionnel ou personnel en se déplaçant, parfois à travers le pays, parfois même à travers le monde. Depuis le début de la crise sanitaire, cela n’est plus possible : restrictions de voyage, jauges de participants, distanciation sociale… Les évènements virtuels ont pris leur place dans le débat public et dans nos vies. Quand on parlait de Webinar en 2019, c’était presque innovant, mais en 2020 c’est devenu notre quotidien.

Cependant, bien que nous en parlions tous les jours, cela n’était pas évident de s’y mettre. Le nombre d’entreprises s’essayant aux webinars a augmenté considérablement : remplissant ainsi les boîtes mail des potentiels participants, qui se sont retrouvés noyés dans les invitations. Au lieu d’avoir un salon professionnel où il était possible de rencontrer 20 entreprises en quelques heures, vous aviez une semaine entière d’évènements d’une heure avec chacune de ces entreprises. Un calvaire.

Aujourd’hui je vous propose de vous plonger dans un état des lieux des évènements virtuels. Ainsi, nous regrouperons dans un seul et même article quelques exemples, quelques bonnes pratiques, ainsi que quelques conseils pour réussir un évènement en visioconférence.

Évènements virtuels : le webinar, choix de prédilection

Un webinar ou séminaire digital est un évènement numérique très semblable à une keynote. Un ou plusieurs intervenants ou intervenantes vont présenter leur expertise autour d’un sujet préalablement choisi. Pour les participants, c’est une façon d’apprendre sur une thématique en particulier dans les dispositions qu’ils souhaitent, sans avoir à se déplacer. Pour les entreprises et/ou organisateurs, c’est un moyen de générer des leads et donner de la visibilité à leurs produits ou services.

Par exemple, T-Systems a organisé plusieurs webinars l’an dernier. Intelligence artificielle, sécurité des environnements industriels ou encore gouvernance du cloud, la branche IT de Deutsche Telekom a su organiser plusieurs évènements virtuels afin de montrer son expertise sur ces sujets. Après leur organisation, les enregistrements ont été rendus disponibles librement sur YouTube, permettant ainsi de tirer le plus grand profit de cet évènement.

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Les avantages du webinar

Les plus de ce type d’évènements virtuels :

• Facilité d’organisation
• Flexibilité des sujets et du planning
• Possibilité d’enregistrement et de réutilisation

Les inconvénients du webinar

Les points négatifs des séminaires numériques :

• Manque d’originalité
• Difficile d’innover
• Perte de l’attention du public

Réunions entre collègues dans un cadre professionnel : qu’en est-il des workshops ?

Un workshop est un atelier de collaboration : plusieurs personnes travaillant dans un même projet échangent, avancent, brainstorment autour du dit projet. Comment parvenir à en faire malgré la distance ? C’est facile, des outils de collaboration comme Microsoft Teams, Cisco Webex ou encore Zoom peuvent vous aider, alliés à des outils collaboratifs du cloud.. Mais, ce n’est pas fini. T-Systems a conçu un lieu de réunion digitalisé afin de faire des workshops en réalité virtuelle : le Virtual Innovation Center. Auparavant, le Centre d’Innovations de Munich était un lieu de rencontre pour les clients, prospects et collaborateurs de l’entreprise pour échanger autour des dernières nouveautés.

Face au confinement généralisé, les créatifs et développeurs qui y travaillent ont pensé à le digitaliser. En quelques semaines, un environnement virtuel était disponible pour tenir les workshops en format hybride. Tout le monde était sur place, mais depuis son domicile. Les avatars se déplacent, applaudissent, pointent du doigt, et parlent, permettant de collaborer d’une manière ludique.

Atout majeur : cela a permis à des clients du monde entier, de visiter ce centre d’innovation en Allemagne. Cerise sur le gâteau : son avatar peut même se déplacer en volant, même si cette fonctionnalité est principalement réservée aux pilotes d’avatars les plus chevronnés.

Évènements virtuels internes : comment faire plaisir à ses collaborateurs malgré la distance ?

Les évènements professionnels n’ont pas été les seuls à être annulés pour cette année. Les réunions en interne ont souffert également de la crise sanitaire et des restrictions de déplacements. Evènements de fin d’année, pots de départ, pots de bienvenue, afterworks… Aucun de ces rassemblements n’a pu avoir lieu courant 2020. Nous avons été attentifs aux différentes alternatives pour pallier à ce manque de ces évènements. Certaines propositions ont été intéressantes et réussies, en voici deux exemples.

Un évènement digital réussi : Telekom Management Team Meeting

Le géant allemand des télécommunications a fait de son rendez-vous annuel des managers un cas d’étude. Des visuels très impactants avec des images en incrustations, des invités de marque, et une capacité d’organisation hors norme. Deutsche Telekom a montré son expertise dans la réalisation et l’organisation de ces évènements avec un sans-faute. Plus de 1000 personnes, d’une multitude de pays différents, se sont regroupées pour y participer. En bonus, un cadeau envoyé à chacun et chacune des participant.es. Ces cadeaux ont permis d’avoir un moment de convivialité entre collaborateurs. Cette sensation est peut-être celle qui manque le plus lors de ce type d’évènements, et pouvoir partager un moment ensemble, malgré la distance et les restrictions liées au COVID-19 est rafraichissant ! Voici quelques photos de cet excellent évènement.

Bonnes pratiques qui en découlent :

• Offrir à ses collaborateurs une surprise, à découvrir ensemble et en même temps où que l’on soit
• Être attentif au détail, faire un échange humain et impactant
• Mettre ses collaborateurs au cœur de la conception : devenez client-centric avec vos salariés !

Salons digitalisés : comment réussir un évènement sur plusieurs jours ?

Nous allons du plus petit au plus grand, et allons ainsi finir par les salons professionnels, absents depuis le début de la pandémie. En temps normal, des milliers de personnes se rendent dans un lieu d’évènements, pour participer à des présentations, keynotes et rencontres d’experts. Face à la situation sanitaire, comment les tenir ? D’une part, il faut une infrastructure informatique capable d’accueillir une grande quantité de personnes. D’autre part, ces personnes doivent avoir la capacité de participer à des présentations, mais aussi d’échanger entre elles si elles le souhaitent. Comment rendre possibles toutes ces situations, et rendre le salon attractif pour les participants ?

Teratec : un forum sur le numérique, devenu 100% digital

Un exemple est celui de Teratec : le forum numérique annuel des décideurs de l’IT. Un projet sur plusieurs mois a permis à des milliers de participants d’assister à des 1-on-1, webinars et conférences. Une plateforme puissante et une structure d’évènement réfléchie ont fait de cet évènement une réussite et un exemple à suivre.

Le CES de Las Vegas a aussi entièrement digitalisé cette année et plutôt bien réussi également.

Accelerate Digital Now – Cloud first

Un autre exemple est Accelerate Digital Now, le salon numérique de T-Systems. Des leaders IT et cybersécurité se sont réunis pour un évènement qui a misé sur le confort des participants. Dans une même et unique plateforme, conçue pour l’occasion, les experts défilaient pour parler des thèmes les plus importants de l’actualité IT. Souveraineté des données, avenir du cloud, interopérabilité des solutions, cybersécurité, et plus encore. Voici, encore une fois, des screenshots de cette conférence qui a réuni plus de 1500 participants sur les deux jours de conférences.

Mot de fin, quel avenir pour les évènements virtuels ?

Webinars, workshops, réalité virtuelle, avatars 3D sont-ils les seuls palliatifs à l’absence de rencontres dans une même localisation géographique ? Ces nouveaux formats vont-ils perdurer après la crise ?

Les podcasts profitent aussi de l’intérêt pour les contenus d’expertise, les partages d’expérience mises à disposition à la demande, sur n’importe quel terminal et quel que soit le moment d’attention. Ainsi, l’écoute en voiture, pendant son footing ou sous la douche se développe, donnant aux marques un territoire d’expression de plus en plus grand. Sans oublier de mentionner les webséries et contenus vidéos divers.

Même après la crise, le full présentiel ne sera plus la norme, l’hybridation sera la nouvelle normalité. Imaginons un salon mixant des participants sur site et des connectés à distance, cela ouvre de très nombreuses perspectives et de nouvelles expériences ! Mais aussi de nombreux challenges !